دليل إجراءات العمل

تجهيز استمارة التقديم قبل فتح باب القبول بما يتوافق مع ضوابط القبول الوزارية للعام الدراسي.

خطوات العمل

1. مراجعة ضوابط القبول للعام الحالي وتحديد قنوات القبول والحدود الدنيا للمعدلات والفروع المقبولة في كل قسم.
2. تحديث حقول الاستمارة: البيانات الشخصية، بيانات الدراسة الإعدادية (الفرع، المعدل، سنة التخرج، الدور)، قناة القبول، القسم المطلوب.
3. تحديد المستمسكات المطلوب رفعها مع الاستمارة وصيغها المقبولة.
4. اختبار الاستمارة بإدخال تجريبي والتأكد من وصول البيانات كاملة قبل الإعلان عنها.
5. نشر رابط التقديم عبر القنوات الرسمية للجامعة ومتابعة الطلبات الواردة يومياً.

إدخال جميع المتقدمين على نظام القبول في الجامعة اعتماداً على استمارات التقديم والمستمسكات.

خطوات العمل

1. سحب الطلبات الجديدة من الاستمارة الإلكترونية بصورة يومية.
2. مطابقة بيانات كل استمارة مع المستمسكات المرفقة (الاسم الرباعي واللقب، المعدل، الفرع، سنة التخرج).
3. التواصل مع الطالب عند وجود نقص أو عدم وضوح في المستمسكات وعدم رفع الاسم قبل استكمالها.
4. رفع اسم الطالب وبياناته على نظام القبول في الجامعة.
5. إعداد كشف يومي بالأسماء المرفوعة ومطابقته مع عدد الاستمارات المستلمة.

تنبيهيُكتب الاسم كما ورد في الوثيقة المدرسية حرفياً، لأن أي اختلاف سيظهر لاحقاً في وثيقة التخرج.

التأكد من أن الطالب مستوفٍ لمتطلبات القسم الذي اختاره، ثم تثبيت قبوله الأولي بدفع القسط.

خطوات العمل

1. مقارنة فرع الطالب ومعدله مع متطلبات القسم المطلوب وفق الضوابط.
2. إبلاغ الطالب بما ينقصه أو توجيهه إلى قسم بديل يستوفي شروطه عند عدم المطابقة.
3. تزويد الطالب بما يلزم لمراجعة شعبة الحسابات ودفع القسط.
4. استلام نسخة من وصل الدفع وتثبيت رقمه وتاريخه في سجل القبول.
5. تحويل الطالب إلى خطوة تفعيل القبول في الوزارة.

تثبيت قبول الطالب رسمياً على نظام الوزارة ضمن المدة المحددة.

خطوات العمل

1. التأكد من اكتمال بيانات الطالب ومن دفع القسط.
2. إدخال الطالب أو تفعيل قبوله على نظام الوزارة بحسب قناة القبول.
3. التحقق من ظهور حالة القبول بصورة صحيحة وحفظ ما يثبت ذلك (رقم القبول أو لقطة من الشاشة).
4. تأشير إتمام التفعيل في سجل القبول وإبلاغ الطالب بموعد تقديم الأوراق.

تنبيهيُراعى موعد غلق نظام الوزارة؛ فالطالب الذي لا يُفعَّل قبوله ضمن المدة لا يُعدّ مقبولاً رسمياً.

تزويد الطالب المقبول بفايل الجامعة وبالكتب التي يحتاجها لاستكمال أوراقه.

خطوات العمل

1. تسليم الطالب فايل الجامعة وتأشير الاستلام في السجل.
2. تزويده بطلب ملفة إذا كان مسجلاً سابقاً في جامعة أخرى.
3. تزويده بطلب وثيقة الإعدادية معنون إلى الجهة المختصة.
4. تزويده بطلب الفحص الطبي.
5. تزويده بطلب تأييد قناة القبول إذا كان قبوله على قناة ذوي الشهداء أو الرعاية الاجتماعية.
6. إبلاغ الطالب بالموعد النهائي لإعادة الملفة كاملة.

استلام ملفة الطالب والتأكد من اكتمالها وصحتها، وتوثيق استلام الوثيقة المدرسية الأصلية.

خطوات العمل

1. مراجعة محتويات الملفة ورقة ورقة وفق قائمة التدقيق.
2. مطابقة الاسم والمواليد والمعدل بين الوثيقة المدرسية والمستمسكات الثبوتية واستمارة التقديم.
3. تزويد الطالب بوصل استلام للوثيقة المدرسية الأصلية يحمل التاريخ واسم المستلم وتوقيعه.
4. تأشير النواقص إن وجدت وتحديد موعد لاستكمالها، وعدم عدّ الملفة مكتملة قبل ذلك.
5. تحويل الملفة المكتملة إلى إدخال البيانات ثم إلى الأرشيف.

تنبيهالوثيقة المدرسية الأصلية عهدة لدى القسم؛ لا تُسلَّم ولا تُنقل من الملفة إلا بتوقيع.

إدخال جميع معلومات الطالب من الملفة في قاعدة البيانات لتكون المرجع لكل ما يليها من قوائم وأوامر وإحصاءات.

خطوات العمل

1. إدخال البيانات من الملفة مباشرة: اسم الأم، المواليد، السكن، رقم الهاتف، سنة الإعدادية والفرع والمعدل والدور، قناة القبول، القسم ونوع الدراسة.
2. مراجعة كل سجل بعد إدخاله بمطابقته مع الملفة، ويُفضَّل أن يراجعه موظف غير الذي أدخله.
3. توحيد طريقة الكتابة (الهمزات، التاء المربوطة والهاء، الألقاب) في جميع السجلات.
4. حفظ نسخة احتياطية من قاعدة البيانات بعد كل دفعة إدخال.

إعداد القوائم الرسمية لطلبة كل قسم ومرحلة مع بداية العام الدراسي.

خطوات العمل

1. ترحيل الطلبة الناجحين إلى المرحلة التالية وتثبيت الراسبين في مرحلتهم.
2. إضافة المقبولين الجدد والمنقولين والعائدين من التأجيل.
3. رفع أسماء المرقّنة قيودهم والملغى قبولهم والمنقولين إلى خارج الجامعة.
4. إصدار القوائم بحسب القسم والمرحلة ونوع الدراسة وإرسالها إلى الأقسام العلمية لمطابقتها.
5. معالجة ملاحظات الأقسام واعتماد النسخة النهائية.

توثيق مباشرة الطلبة المقبولين بالدوام بأمر رسمي.

خطوات العمل

1. حصر المباشرين فعلاً من المقبولين لكل قسم.
2. إعداد مسودة أمر المباشرة متضمنة الاسم الرباعي والقسم وقناة القبول وتاريخ المباشرة.
3. تدقيق المسودة ثم رفعها للتوقيع وإعطاؤها رقماً وتاريخاً.
4. توزيع نسخ الأمر على القسم العلمي والحسابات والجهات المعنية.
5. حفظ نسخة في ملفة كل طالب وتحديث حالته على نظام الطالب.

إلغاء قبول الطالب الذي لم يباشر أو لم يستكمل متطلبات التسجيل أو طلب ذلك.

خطوات العمل

1. التثبت من سبب الإلغاء ومن انتهاء المدة المحددة للمباشرة.
2. إعداد أمر إلغاء القبول ورفعه للتوقيع.
3. إبلاغ الحسابات والقسم العلمي، وتنفيذ الإلغاء على نظام الوزارة ونظام الطالب.
4. إعادة الوثيقة الأصلية إلى الطالب مقابل توقيعه واسترجاع الوصل منه.
5. حفظ الأمر في الملفة ونقلها إلى أرشيف الملغى قبولهم.

منح الطلبة الأوائل التخفيض المقرر في الأجور الدراسية.

خطوات العمل

1. استخراج أسماء الأوائل في كل قسم ومرحلة من النتائج المصادق عليها.
2. التأكد من انطباق شروط التخفيض على كل طالب.
3. إعداد أمر التخفيض متضمناً نسبة التخفيض والعام الدراسي المشمول.
4. توقيع الأمر وإرسال نسخة إلى الحسابات للتنفيذ.
5. حفظ نسخة في ملفة الطالب.

معالجة طلبات النقل والاستضافة من الجامعة وإليها وفق الضوابط الوزارية.

خطوات العمل

1. استلام الطلب والتأكد من استيفائه الشروط وتقديمه ضمن المدة.
2. أخذ رأي القسم العلمي المعني وموافقة عمادة الكلية.
3. رفع الطلب على نظام الوزارة ومتابعته حتى الموافقة (انظر الإجراء 54).
4. للنقل إلى الجامعة: طلب ملفة الطالب وكشف درجاته من جامعته الأصلية وإحالة المقاصة العلمية إلى القسم.
5. للنقل من الجامعة: التأكد من براءة ذمة الطالب ثم إرسال ملفته رسمياً وتأشير ذلك في السجل.
6. للاستضافة: متابعة إرسال درجات الطالب المستضاف أو استلامها في نهاية العام.
7. إصدار الأمر الجامعي وتحديث حالة الطالب على نظام الطالب.

ترقين قيد الطالب بسبب قبوله في جامعة أخرى أو رسوبه سنتين متتاليتين.

خطوات العمل

1. التثبت من تحقق سبب الترقين بالوثائق أو بالنتائج المصادق عليها.
2. إعداد أمر ترقين القيد مع ذكر السبب والسند ورفعه للتوقيع.
3. إبلاغ القسم العلمي والحسابات، وتحديث حالة الطالب على نظام الطالب ونظام الوزارة.
4. تسليم الطالب وثيقته الأصلية بعد براءة الذمة، أو إرسال ملفته إلى الجامعة التي قُبل فيها عند طلبها رسمياً.
5. حفظ الأمر في الملفة ونقلها إلى أرشيف المرقّنة قيودهم.

إبقاء حالة الطالب على النظام مطابقة لآخر أمر صادر بحقه.

خطوات العمل

1. عدم تغيير أي حالة على النظام إلا بوجود أمر موقَّع يحمل رقماً وتاريخاً.
2. فتح سجل الطالب وتغيير حالته (مستمر، مؤجل، راسب، راسب بالغياب، مرقّن قيده، منقول، مستضاف، متخرج).
3. تثبيت رقم الأمر وتاريخه في حقل الملاحظات.
4. مراجعة الأوامر الصادرة خلال الأسبوع والتأكد من تنفيذها جميعاً على النظام.

إلزام الطالب بتسليم وثيقته المدرسية الأصلية بحجب حسابه على النظام إلى حين التسليم.

خطوات العمل

1. استخراج أسماء الطلبة غير المسلِّمين للوثيقة من جرد الأرشيف.
2. إبلاغ الطلبة عبر أقسامهم بمهلة محددة قبل الحجب.
3. تنفيذ الحجب على النظام بعد انتهاء المهلة.
4. رفع الحجب فور تسليم الوثيقة وتأشير ذلك في الجرد.

إعداد قاعدة بيانات الطلبة المستمرين لجميع المراحل بالصيغة التي تطلبها الوزارة.

خطوات العمل

1. استلام القالب والتعليمات من الوزارة والتأكد من أنه الإصدار الأخير.
2. تعبئة البيانات لكل المراحل من قاعدة بيانات القسم.
3. مطابقة الأعداد الإجمالية مع قوائم الأقسام العلمية ومع نظام الطالب.
4. إرسالها بكتاب رسمي ضمن الموعد والاحتفاظ بنسخة مما أُرسل.

إعداد الإحصاء السنوي للجامعة وفق الاستمارات الوزارية.

خطوات العمل

1. تعبئة الاستمارات بحسب القسم والمرحلة والجنس ونوع الدراسة وقناة القبول.
2. التحقق من اتساق الأرقام بين الجداول (مجموع المراحل يساوي الإجمالي، والمقبولون يطابقون أوامر المباشرة).
3. عرضها على رئيس القسم للمصادقة ثم إرسالها.
4. حفظ نسخة لاستخدامها أساساً لمقارنة العام القادم.

ضمان الرد على كتب الوزارة المتعلقة بشؤون الطلبة ضمن المدة.

خطوات العمل

1. تسجيل كل كتاب يحتاج إلى إجابة في سجل متابعة يتضمن رقمه وتاريخه وموضوعه والموعد النهائي للرد.
2. تكليف موظف محدد بإعداد الإجابة وجمع بياناتها.
3. رفع الإجابة للتوقيع وإرسالها وتأشير رقم الصادر وتاريخه في السجل.
4. مراجعة السجل أسبوعياً للتأكد من عدم بقاء كتاب بلا إجابة.

متابعة موافقة الوزارة على إطلاق وثائق الخريجين.

خطوات العمل

1. إرسال قوائم الخريجين وبياناتهم إلى الوزارة بالصيغة المطلوبة.
2. متابعة الملاحظات الواردة ومعالجتها (نقص في المستمسكات، اختلاف في الأسماء).
3. تأشير الأسماء التي أُطلقت وثائقها وإبلاغ شعبة الخريجين للمباشرة بالطباعة.

التأكد من صحة درجات الخريج في جميع المراحل ومن صحة معدل تخرجه قبل إصدار أي وثيقة.

خطوات العمل

1. مطابقة درجات كل مرحلة في البطاقة مع الماستر شيت.
2. التأكد من تأشير حالات العبور والتحميل والتأجيل والرسوب وسنوات عدم الرسوب.
3. إعادة احتساب معدل كل مرحلة ومعدل التخرج وفق النسب المعتمدة.
4. مطابقة الاسم والمواليد مع الوثيقة المدرسية والمستمسكات.
5. توقيع المدقق على البطاقة وتأشير تاريخ التدقيق.

بناء قاعدة بيانات الخريجين لكل دفعة.

خطوات العمل

1. إدخال بيانات الخريج: الاسم بالعربية والإنكليزية، القسم، المعدل، التقدير، الدور، التسلسل على الدفعة، رقم أمر التخرج وتاريخه.
2. اعتماد كتابة الاسم بالإنكليزية كما في جواز السفر إن وُجد، وإلا بموافقة الخريج خطياً.
3. مراجعة الإدخال وحفظ نسخة احتياطية.

تزويد الخريج بتأييد تخرج معنون إلى الجهة التي يطلبها.

خطوات العمل

1. استلام الطلب والتأكد من هوية الخريج ومن براءة ذمته.
2. استخراج بياناته من قاعدة البيانات وطباعة التأييد معنوناً إلى الجهة المطلوبة.
3. تدقيق التأييد ثم توقيعه وختمه وإعطاؤه رقماً وتاريخاً في سجل الصادر.
4. تسليمه للخريج أو لوكيله الرسمي مقابل توقيع.

إصدار وثيقة التخرج ووثيقة الدرجات باللغتين.

خطوات العمل

1. التأكد من إطلاق وثيقة الخريج ومن براءة ذمته ومن تسديد أجور الوثيقة.
2. طباعة الوثيقة من قاعدة البيانات، وفي وثيقة الدرجات مطابقة المواد والوحدات والدرجات مع البطاقة.
3. في النسخة الإنكليزية: مطابقة الاسم مع جواز السفر واعتماد الترجمة الموحدة لأسماء المواد.
4. تدقيق الوثيقة من موظف ثانٍ قبل التوقيع.
5. استكمال التواقيع والأختام وتسجيلها في سجل الوثائق برقم وتاريخ.
6. التسليم مقابل توقيع وحفظ نسخة في ملفة الخريج.

تنبيهتُعتمد قائمة واحدة بالترجمة الإنكليزية لأسماء المواد في كل قسم حتى لا تختلف وثائق دفعة عن أخرى.

إصدار الشهادة الجدارية للخريج.

خطوات العمل

1. التأكد من استحقاق الخريج للجدارية ومن تسديد أجورها.
2. طباعة الجدارية وتدقيق الاسم والقسم وتاريخ التخرج باللغتين.
3. استكمال التواقيع والختم وتسجيلها في السجل.
4. التسليم مقابل توقيع.

الرد على كتب صحة الصدور الواردة من الدوائر والجامعات بشأن وثائق خريجي الجامعة.

خطوات العمل

1. تسجيل الكتاب الوارد.
2. مطابقة نسخة الوثيقة المرفقة مع سجل الوثائق وقاعدة بيانات الخريجين: الرقم والتاريخ والاسم والمعدل والدور.
3. إعداد كتاب الإجابة بتأييد صحة الصدور أو بيان عدم المطابقة.
4. توقيعه وإرساله إلى الجهة الطالبة مباشرة عبر البريد الرسمي.

تنبيهتُرسل إجابة صحة الصدور إلى الجهة الطالبة حصراً ولا تُسلَّم باليد لصاحب الوثيقة.

حفظ نسخة إلكترونية من بطاقة كل خريج يسهل الرجوع إليها.

خطوات العمل

1. مسح البطاقة ضوئياً بوضوح كافٍ للقراءة.
2. تسمية الملف بصيغة موحدة: الاسم الرباعي – القسم – سنة التخرج.
3. حفظه في مجلد الدفعة والقسم ورفع نسخة إلى التخزين السحابي (انظر الإجراء 42).

تزويد الطالب بتأييد يثبت استمراره بالدراسة معنون إلى جهة محددة.

خطوات العمل

1. التأكد من أن الطالب مستمر بالدوام في العام الحالي ومن موقفه المالي.
2. طباعة التأييد متضمناً الاسم والقسم والمرحلة والعام الدراسي والجهة المعنون إليها.
3. توقيعه وختمه وتسجيله في سجل الصادر.
4. تسليمه للطالب مقابل توقيع.

الإجابة على الدوائر التي تطلب التحقق من تأييد صادر عن القسم.

خطوات العمل

1. مطابقة رقم التأييد وتاريخه مع سجل الصادر.
2. التأكد من أن بيانات التأييد مطابقة لحالة الطالب وقت صدوره.
3. إعداد كتاب الإجابة وتوقيعه وإرساله إلى الدائرة مباشرة.

التحقق من صحة تأييدات قنوات القبول الخاصة (ذوي الشهداء، الرعاية الاجتماعية، أبناء الأساتذة).

خطوات العمل

1. إعداد كتاب صحة صدور معنون إلى الجهة المصدِرة للتأييد مع نسخة منه.
2. إرساله بالبريد الرسمي وتسجيله في سجل المتابعة.
3. متابعة ورود الإجابة وحفظها في ملفة الطالب.
4. عند ورود إجابة بعدم الصحة: رفع الأمر فوراً إلى رئيس القسم لاتخاذ الإجراء وفق الضوابط.

التحقق من صحة الوثيقة التي قُبل الطالب على أساسها (الإعدادية، الإقليم، المفوضية، المهني، معادلة الشهادة).

خطوات العمل

1. تحديد الجهة المصدِرة بحسب نوع الوثيقة (مديرية التربية، تربية الإقليم، التعليم المهني، جهة المعادلة...).
2. إعداد كتاب صحة الصدور مع نسخة من الوثيقة وإرساله.
3. تسجيل الكتاب في سجل المتابعة ومراجعة السجل دورياً للتأكيد على الكتب التي تأخرت إجاباتها.
4. حفظ الإجابة في الملفة وتأشير ذلك في الجرد.
5. عند عدم الصحة أو اختلاف المعدل: رفع الأمر فوراً إلى رئيس القسم.

تنبيهالهدف أن تكتمل صحة صدور وثيقة كل طالب قبل تخرجه بوقت كافٍ، لأنها شرط لإطلاق وثيقة تخرجه.

معالجة حالات فقدان الهوية الجامعية والإجابة على ما يرد بشأنها.

خطوات العمل

1. استلام الطلب أو الكتاب وتسجيله.
2. التأكد من أن صاحب الهوية طالب في الجامعة ومن حالته الحالية.
3. إعداد كتاب الإجابة أو التأييد اللازم وتوقيعه.
4. حفظ نسخة في ملفة الطالب.

إعادة إصدار وثيقة أو تأييد معنون إلى جهة غير التي صدر إليها أولاً.

خطوات العمل

1. استلام الطلب مع النسخة الأصلية السابقة.
2. التأكد من تسديد الأجور المقررة إن وُجدت.
3. إعادة الطباعة بالعنوان الجديد مع بقاء بقية البيانات دون تغيير.
4. تسجيل الإصدار الجديد في السجل مع الإشارة إلى رقم الإصدار السابق، وإلغاء النسخة المسترجعة وحفظها.

تصحيح اسم الطالب أو لقبه في سجلات الجامعة استناداً إلى صورة قيد رسمية.

خطوات العمل

1. تزويد الطالب بكتاب طلب صورة قيد معنون إلى دائرة الأحوال المدنية.
2. استلام صورة القيد ومطابقتها مع مستمسكات الطالب.
3. إعداد أمر بتعديل الاسم أو اللقب ورفعه للتوقيع.
4. تنفيذ التعديل في قاعدة البيانات ونظام الطالب ونظام الوزارة وقوائم القسم العلمي.
5. حفظ الأمر وصورة القيد في الملفة.

تنبيهلا يُعدَّل أي اسم على أي نظام اعتماداً على الهوية وحدها أو على طلب شفهي.

تجهيز فايل تعليق لكل طالب جديد يحمل اسمه بصورة واضحة ودائمة.

خطوات العمل

1. طباعة ملصق باسم الطالب الرباعي وقسمه وسنة قبوله.
2. كبس الملصق بالكابسة الحرارية وتثبيته في فايل التعليق.
3. وضع ملفة الطالب في الفايل بعد تدقيقها.

حفظ الفايلات في مجراتها بترتيب ثابت يسهّل الوصول إليها.

خطوات العمل

1. تخصيص المجرات بحسب القسم ثم سنة القبول، وتأشير ذلك على واجهة كل مجر.
2. ترتيب الفايلات داخل المجر أبجدياً أو بحسب تسلسل القائمة.
3. مطابقة الفايلات الموجودة مع القوائم اسماً اسماً وتأشير المفقود والزائد.
4. اعتماد سجل إعارة: أي ملفة تخرج من الأرشيف تُسجَّل باسم مستلمها وتاريخ خروجها وعودتها.

معرفة نواقص كل ملفة قبل بدء العام الدراسي.

خطوات العمل

1. مراجعة كل ملفة وتأشير وجود الوثيقة الأصلية والفحص الطبي وبقية المستمسكات في جدول الجرد.
2. استخراج قائمة النواقص بحسب القسم.
3. إرسال قائمة الوثائق غير المسلَّمة لاتخاذ إجراء الحجب (الإجراء 15).
4. تحديث الجرد كلما استُكمل نقص.

أن تحتوي ملفة الطالب على كل ما صدر بحقه.

خطوات العمل

1. استلام نسخة من كل أمر أو كتاب يخص طالباً فور صدوره.
2. حفظها في ملفته بتسلسل زمني.
3. في الأوامر الجماعية: حفظ نسخة في ملفة كل طالب ورد اسمه مع تأشير اسمه فيها.
4. تفريغ الأوامر المتراكمة أسبوعياً وعدم تركها خارج الملفات.

استلام بريد القسم ومعالجته دون تأخير.

خطوات العمل

1. استلام البريد يومياً وتسجيله في سجل الوارد.
2. عرضه على رئيس القسم للتهميش وتوزيعه على الموظفين المعنيين.
3. متابعة إنجاز كل كتاب وتأشير الإجراء المتخذ عليه.
4. تسجيل الصادر بالرقم والتاريخ وحفظ نسخة منه.

أن تصل إلى الحسابات كل الأوامر ذات الأثر المالي في وقتها.

خطوات العمل

1. فرز الأوامر ذات الأثر المالي: المباشرة، إلغاء القبول، التخفيض، النقل، التأجيل، ترقين القيد.
2. إرسال نسخة إلى الحسابات فور صدور الأمر.
3. توثيق الاستلام بتوقيع المستلم أو بالبريد الرسمي.

تزويد الجهات الطالبة بإحصائيات دقيقة عن المقبولين والمستمرين والخريجين.

خطوات العمل

1. تحديد المطلوب بدقة: الفئة والعام الدراسي والقسم وطريقة التصنيف المطلوبة.
2. استخراج البيانات من قاعدة البيانات لا من الذاكرة ولا من إحصائية سابقة.
3. مراجعة المجاميع ومقارنتها مع آخر إحصائية رسمية أُرسلت للعام نفسه.
4. إرسالها بكتاب رسمي وحفظ نسخة في مجلد الإحصائيات.

تنبيهاختلاف رقمين عن العام نفسه في كتابين رسميين يُضعف الثقة ببيانات الجامعة؛ لذلك يُرجع دائماً إلى آخر ما أُرسل.

تقديم إجابة صحيحة وموحدة للطالب.

خطوات العمل

1. الاستماع إلى الاستفسار وتحديد الإجراء المتعلق به في هذا الدليل.
2. الإجابة استناداً إلى التعليمات والأوامر لا إلى الاجتهاد، وإحالة ما لا تُعرف إجابته إلى رئيس القسم.
3. توجيه الطالب إلى الجهة الصحيحة إن كان الأمر خارج اختصاص القسم.
4. تدوين الاستفسارات المتكررة لإعلان إجاباتها للطلبة.

حفظ نسخة إلكترونية من جميع ملفات التسجيل وملفات الخريجين منذ سنة التأسيس حتى السنة الحالية.

خطوات العمل

1. العمل وفق خطة: دفعة بعد دفعة وقسماً بعد قسم، مع جدول يؤشَّر فيه ما أُنجز.
2. مسح كل ملفة ضوئياً في ملف PDF واحد بوضوح مقروء.
3. تسمية الملف بصيغة موحدة: الاسم الرباعي – القسم – سنة القبول أو التخرج.
4. اعتماد هيكل مجلدات ثابت: الفئة ← السنة ← القسم.
5. رفع الملفات إلى Drive ومراجعة عيّنة منها للتأكد من سلامة الرفع.
6. إعادة الملفة الورقية إلى مكانها في الأرشيف فور الانتهاء.

تنبيهيكون الرفع على حساب مؤسسي تابع للجامعة لا على حساب شخصي، وتُحصر صلاحية الوصول بالموظفين المخوَّلين، ولا تُشارَك الروابط خارج القسم.

توثيق رسوب الطالب الذي تجاوز نسبة الغياب المسموح بها.

خطوات العمل

1. استلام كتاب القسم العلمي والتأكد من إرفاق كشف الغيابات وما يثبت تبليغ الطالب بالإنذارات.
2. التأكد من تجاوز النسبة المحددة في التعليمات الامتحانية.
3. إعداد أمر الرسوب بالغياب ورفعه للتوقيع.
4. توزيع نسخ على القسم العلمي واللجنة الامتحانية والحسابات.
5. تحديث حالة الطالب على النظام وحفظ الأمر في ملفته.

معالجة طلبات تأجيل الامتحان لأسباب صحية.

خطوات العمل

1. استلام الطلب مع التقرير الطبي ضمن المدة المحددة.
2. تزويد الطالب بكتاب إحالة إلى اللجنة الطبية المختصة عند الحاجة.
3. استلام قرار اللجنة الطبية وإحالته إلى القسم العلمي واللجنة الامتحانية.
4. إصدار الأمر اللازم وحفظه مع التقرير في ملفة الطالب.

التحقق من درجات الطالب عند وجود اعتراض أو شك أو حالة تستوجب ذلك.

خطوات العمل

1. تحديد المادة والمرحلة والعام موضوع التدقيق.
2. مطابقة الدرجة بين الماستر شيت وبطاقة الطالب ونظام الطالب.
3. رفع أي اختلاف إلى اللجنة الامتحانية لحسمه.
4. تنفيذ ما تقرره اللجنة وفق إجراء تعديل الدرجات (الإجراء 47).

الاحتفاظ بأوامر تشكيل اللجان الامتحانية وما يصدر عنها.

خطوات العمل

1. استلام أوامر تشكيل اللجان الامتحانية لكل قسم وحفظها بحسب العام الدراسي.
2. متابعة ما يصدر عن اللجان من قرارات تخص حالات الطلبة.
3. تنفيذ ما يترتب عليها في سجلات القسم وأنظمته.

أن يكون كل تعديل على درجة مدخلة مسنداً إلى قرار رسمي.

خطوات العمل

1. عدم قبول أي تعديل إلا بكتاب رسمي من اللجنة الامتحانية يبيّن المادة والدرجة قبل التعديل وبعده وسببه.
2. متابعة تنفيذ التعديل على نظام الطالب والتأكد منه.
3. تأشير التعديل في بطاقة الطالب وفي نسخة الماستر شيت لدى القسم.
4. حفظ الكتاب في ملف تعديلات الدرجات.

استلام النتائج النهائية من الأقسام العلمية وتدقيقها قبل اعتمادها في السجلات.

خطوات العمل

1. استلام الماستر شيت موقَّعاً ومختوماً وتسجيل تاريخ الاستلام.
2. مطابقة أسماء الطلبة وعددهم مع القائمة المعتمدة.
3. مراجعة المجاميع والنتائج (ناجح، مكمل، راسب) وحالات القرار والعبور.
4. إعادة الماستر شيت إلى اللجنة بملاحظات مكتوبة عند وجود خطأ.
5. اعتماده وترحيل الدرجات إلى بطاقات الطلبة.
6. حفظ الأصل في خزانة محكمة ومسح نسخة منه ضوئياً.

تنظيم التحاق الطلبة بالتدريب الصيفي وتوثيقه.

خطوات العمل

1. مراجعة الطلبات المقدَّمة عبر التطبيق الجامعي.
2. التأكد من أن الطالب مشمول بالتدريب ومن وضوح جهة التدريب ثم الموافقة على الطلب.
3. طباعة كتب التدريب المعنونة إلى جهات التدريب وتوقيعها.
4. توزيع الكتب على الطلبة مقابل توقيع.
5. إعداد القوائم النهائية للمتدربين بحسب القسم وجهة التدريب وتزويد الأقسام بها.

إدخال الطلبة على نظام SIS مع مرفقاتهم كاملة.

خطوات العمل

1. تجهيز نسخ ممسوحة ضوئياً من الأوليات والوثائق والمستمسكات بالحجم والصيغة اللذين يقبلهما النظام.
2. إدخال بيانات الطالب من الملفة مباشرة.
3. رفع المرفقات في حقولها الصحيحة والحفظ.
4. تأشير الطالب في كشف الرفع بأنه مرفوع.

التأكد من أن ما رُفع كامل وصحيح.

خطوات العمل

1. مطابقة عدد المرفوعين على النظام مع عدد المقبولين أو المستمرين في قوائم القسم.
2. مراجعة السجلات من موظف غير الذي أدخلها: الاسم، القناة، المعدل، ووضوح المرفقات.
3. تصحيح الأخطاء وتوثيق ما صُحِّح.
4. متابعة السجلات التي تعيدها الوزارة بملاحظات حتى قبولها.

تسليم كل طالب بيانات دخوله إلى النظام.

خطوات العمل

1. استخراج أسماء المستخدمين وكلمات المرور من النظام.
2. تسليمها لكل طالب على انفراد مع توقيعه بالاستلام، وعدم نشرها في قوائم أو مجموعات عامة.
3. توجيه الطالب إلى تغيير كلمة المرور عند أول دخول.
4. معالجة طلبات استعادة الحساب بعد التأكد من هوية الطالب.

تعديل جهة القبول أو قناته على النظام عند وجود سند رسمي.

خطوات العمل

1. التأكد من وجود السند الرسمي.
2. تنفيذ التغيير على SIS وحفظ ما يثبت التنفيذ.
3. تحديث قاعدة بيانات القسم ونظام الطالب بالتغيير نفسه.
4. حفظ السند في ملفة الطالب.

تنفيذ النقل والاستضافة على نظام الوزارة ضمن المدة.

خطوات العمل

1. رفع طلبات طلبة الجامعة الراغبين بالنقل أو الاستضافة مع مرفقاتها.
2. مراجعة الطلبات الواردة إلى الجامعة والموافقة عليها أو رفضها بحسب الضوابط والطاقة الاستيعابية ورأي القسم العلمي.
3. متابعة حالة كل طلب حتى صدور الموافقة النهائية.
4. إبلاغ الطالب بالنتيجة واستكمال الإجراء الورقي.

إغلاق السجل الدراسي للخريج على النظام.

خطوات العمل

1. إدخال معدل التخرج ودور التخرج (الأول أو الثاني) لكل خريج من البطاقة المدققة.
2. مطابقة ما أُدخل مع أمر التخرج اسماً اسماً.
3. تغيير حالة الدراسة من مستمر إلى متخرج.
4. مراجعة القائمة النهائية للتأكد من عدم بقاء خريج بحالة مستمر أو طالب غير متخرج بحالة متخرج.
5. إشعار شعبة الخريجين ببدء إجراءات الوثائق.